Lisenssien jakaminen useamman koulun kesken
Tämä ohje koskee toisen asteen koulun hankkimien digilisenssien jakamista useamman koulun tai toimipisteen käyttöön. Jos etsit tietoa lisenssien antamisesta opiskelijoille, lue tämä:
Digilisenssien antaminen opiskelijoille
Tässä ohjeessa:
- Mitä lisenssien jakaminen koulujen kesken tarkoittaa, ja milloin sitä tarvitaan?
- Jakaminen käytännössä – tee näin
- Jakamisen peruuttaminen
- Hyvä tietää lisenssien jakamisesta useamman koulun kesken
Mitä lisenssien jakaminen koulujen kesken tarkoittaa, ja milloin sitä tarvitaan?
Ongelma: Lisenssit, opiskelijat ja opettajat ovat eri paikoissa
Jokainen opettaja ja opiskelija, jolla on Sanoma Pro -tili, kuuluu Sanoma Pron järjestelmässä vähintään yhteen kouluun. Koulu(t) valitaan itse ja/tai määritellään automaattisesti esim. MPASSid-kirjautumisen kautta.
Kun koulu hankkii Sanoma Pron digilisenssejä, ne tulevat Sanoma Pron järjestelmässä näkyviin sen koulun alle, joka lisenssit on tilannut.
- Opettajien ja lisenssien pitää olla samassa koulussa – muuten opettajilla ei ole pääsyä lisenssin kattamiin materiaaleihin
- Opiskelijoiden pitää olla ainakin hetkellisesti samassa koulussa lisenssien kanssa – muuten heille ei voida antaa lisenssejä
- Opiskelijoiden ja opettajien pitää olla kurssin aikana samassa koulussa – muuten opiskelija ei pääse liittymään opettajan luomaan Kampus-ryhmään eikä näe kurssinsa aineistoja
- Yhteenvetona: jotta kaikki toimisi niin kuin pitää, opettajien, opiskelijoiden ja lisenssien pitää olla Sanoma Pron järjestelmässä samassa koulussa.
Jos oppilaitoksella on useampi toimipiste, Sanoma Pron järjestelmä ei yleensä tunnista niitä samaan organisaatioon kuuluviksi, vaan jokainen toimipiste näkyy järjestelmässä omana, erillisenä koulunaan.
Siksi useamman toimipisteen oppilaitoksissa saattaa käydä niin, että hankitut lisenssit ja niitä tarvitsevat opettajat ja opiskelijat päätyvät eri kouluihin Sanoma Pron järjestelmässä. Silloin opettajat eivät saa lisenssejä käyttöönsä eivätkä pysty antamaan niitä edelleen opiskelijoilleen, eivätkä kummatkaan pääse käyttämään hankittuja oppimateriaaleja.
Ratkaisu: Lisenssien jakaminen koulujen kesken
Ongelman voi ratkaista niin, että lisenssit ostanut koulu (tai toimipiste) jakaa lisenssinsä sen koulun (tai toimipisteen) kanssa, jossa opiskelijat ja opettajat ovat. Siten molempien koulujen opettajat ja opiskelijat pääsevät käyttämään hankittuja lisenssejä.
Esimerkki 1: Toimipisteittäin hankitut lisenssit ja MPASSid-kirjautuminen
Kuvitellaan Ahkera Ammattioppilaitos, johon kuuluu viisi toimipistettä. Jokainen toimipiste näkyy Sanoma Pron järjestelmässä omana koulunaan. Tämän lisäksi järjestelmässä näkyy vielä kuudes, Ahkera Ammattioppilaitos -niminen koulu. Järjestelmä ei automaattisesti ymmärrä, että näillä kuudella koululla on mitään yhteyttä keskenään – se näkee ne erillisinä, tasa-arvoisina kouluina.
Ahkerassa Ammattioppilaitoksessa käytetään MPASSid-kirjautumista. Sen myötä kaikkien koulun opiskelijoiden ja opettajien tilit liitetään Sanoma Pron järjestelmissä automaattisesti Ahkera Ammattioppilaitos -nimiseen kouluun, ei yksittäisiin toimipistekouluihin.
Jokainen toimipiste on hoitanut itsenäisesti omat lisenssitilauksensa Sanoma Prolta. Lisenssit näkyvät siis Sanoma Pron järjestelmässä kunkin toimipistekoulun alla.
Näin ollen lisenssit, opettajat ja opiskelijat ovat nyt eri kouluissa: lisenssit toimipistekouluissa, ja opettajat ja opiskelijat Ahkera Ammattioppilaitos -koulussa. Opiskelijat ja opettajat eivät pääse käyttämään lisenssejä, ja sitä kautta oppimateriaaleja.
Ongelma ratkeaa, kun jokainen toimipiste jakaa hankkimansa lisenssit Ahkera Ammattioppilaitos -koulun kanssa. Oppilaitos voi hoitaa tämän itse Sanoma Pron tunnus- ja lisenssihallinnassa (ks. ohje). Tämän jälkeen kaikki hankitut lisenssit näkyvät myös Ahkera Ammattioppilaitos -koulun alla, ja opettajat voivat alkaa antaa niitä opiskelijoilleen.
Esimerkki 2: Keskitetysti tilatut lisenssit
Kuvitellaan Kuntakeskuksen lukio ja Kirkonkylän lukio, jotka ovat jokin aika sitten yhdistyneet hallinnollisesti. Lukiosihteeri on tilannut Kuntakeskuksen lukion nimissä 100kpl Elements-lisenssiä, mutta osa lisensseistä on itse asiassa tarkoitettu Kirkonkylän lukion opiskelijoille.
Kuntakeskuksen lukio ja Kirkonkylän lukio ovat Sanoma Pron järjestelmissä kaksi erillistä koulua, ja opettajat ja opiskelijat ovat liittäneet Sanoma Pro -tilinsä jompaankumpaan (tai molempiin) sen mukaan, missä opettavat tai opiskelevat. Mutta koska kaikki lisenssit on hankittu Kuntakeskuksen lukioon, ne näkyvät järjestelmässä vain Kuntakeskuksen alla. Näin ollen ne opettajat ja opiskelijat, jotka ovat liittyneet ainoastaan Kirkonkylän lukioon, eivät saa lisenssejä ja oppimateriaaleja käyttöönsä.
Ongelma ratkeaa, kun Kuntakeskuksen lukiolle tilatut lisenssit jaetaan Kirkonkylän lukion kanssa. Lukiosihteeri voi hoitaa tämän itse Sanoma Pron tunnus- ja lisenssihallinnassa (ks. ohje). Tämän jälkeen kaikki 100 lisenssiä ovat Kuntakeskuksen ja Kirkonkylän yhteisiä, ja molempien opettajat ja opiskelijat voivat käyttää niitä.
Vaihtoehtoinen ratkaisu: Siirretään opettajat ja opiskelijat sinne, missä lisenssit ovat
Yllä kuvatut ongelmatilanteet voi ratkaista myös niin, että lisenssit jäävät ennalleen, mutta koulu pyytää opiskelijoita ja opettajia liittämään Sanoma Pro -tilinsä siihen kouluun, jossa lisenssit ovat.
Tässä vaihtoehdossa kannattaa huomioida, että jokaisella Sanoma Pron järjestelmässä näkyvällä koululla on myös oma, erillinen Kampus-näkymänsä. Opettajan tulee perustaa Kampus-ryhmänsä siihen kouluun, jossa opiskelijat ja lisenssit ovat, eikä aiemmin luotuja Kampus-ryhmiä ole mahdollista siirtää tai kopioida koulujen välillä.
Tällä voi olla merkitystä, jos sama oppimateriaali on ollut käytössä aiemminkin, ja opettajat ovat tehneet siihen Kampuksessa paljon omia muokkauksia ja haluaisivat nyt kopioida muokatut sisällöt uusien Kampus-ryhmiensä pohjaksi. Toisaalta yllä kuvatun esimerkin 2 tapauksessa käyttäjien keskittäminen yhteen kouluun voi olla järkevääkin, jos useimmat opettajat opettavat molemmissa lukioissa ja haluavat kopioida samoja materiaaleja eri ryhmien välillä.
Jos et ole varma mikä koulussasi toimisi parhaiten, Sanoma Pron asiakaspalvelu neuvoo mielellään.
Lisenssien jakaminen koulujen kesken – tee näin
Tarvittavat käyttöoikeudet
Jotta voisit jakaa lisenssejä koulujen välillä, sinulla täytyy olla Sanoma Pron järjestelmässä ylläpitäjän käyttöoikeudet sekä siihen kouluun, johon lisenssit on hankittu, että kaikkiin niihin kouluihin, joiden kanssa haluat jakaa lisenssit.
Voit pyytää käyttöoikeudet Sanoma Pron asiakaspalvelusta. Ne voidaan antaa esim. koulusihteerille, kirjastovastaavalle, apulaisrehtorille, tietyn aineen vastuuopettajalle tms.
Näin jaat lisenssit toisen koulun kanssa
1) Mene osoitteeseen sanomapro.fi ja kirjaudu sisään
2) Klikkaa oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi, ja valitse avautuvasta valikosta “Koulun tiedot”
3) Valitse välilehti Lisenssit > Oppilaskohtaiset lisenssit
4) Tällä sivulla näet, minkä sarjojen lisenssejä koululle on hankittu. Klikkaa sen lisenssin nimeä, jonka haluat jakaa.
5) Klikkaa ”Katso tarkempi erittely”
Avautuvassa näkymässä näet
- kaikki hankitut lisenssierät,
- mitkä koulut niitä voivat tällä hetkellä käyttää ja
- paljonko lisenssejä on jo annettu oppilaille.
6) Klikkaa ”Jaa” haluamasi rivin kohdalta. Voit jakaa joko yksittäisen ostoerän (valkoinen nappi erärivillä), tai kaikki kerralla (sininen nappi yhteenvetorivillä).
7) Valitse pudotusvalikosta se koulu tai koulut, joiden kanssa haluat jakaa lisenssit. Huomaa, että valikossa näytetään vain ne koulut, joihin sinulla on ylläpitäjän käyttöoikeudet. Jos et näe koulua, jonka kanssa haluaisit jakaa lisenssit, ota yhteyttä Sanoma Pron asiakaspalveluun.
8) Klikkaa ”Anna käyttöoikeus”. Valmista tuli!
Lisätyt koulut näkyvät erittelynäkymässä. Lisäksi lisenssit näkyvät nyt myös toisen koulun Lisenssit-välilehdellä. Molempien koulujen opettajat voivat käyttää lisenssin kattamia materiaaleja ja antaa lisenssejä opiskelijoille.
Lisenssien jakamisen peruuttaminen
Voit koska tahansa perua lisenssien jakamisen, eli poistaa haluamaltasi koululta käyttöoikeuden lisensseihin. Sinulla täytyy kuitenkin olla ylläpitäjän käyttöoikeus myös siihen kouluun, jolta olet poistamassa käyttöoikeuden.
Huomaathan, että
- Kun lopetat lisenssien jakamisen tietyn koulun kanssa, koulun opettajat eivät enää pysty käyttämään lisenssin kattamia materiaaleja
- Opiskelijoille jo annetut lisenssit sen sijaan ovat henkilökohtaisia, eikä niitä oteta pois, vaikka lisenssit antaneella koululla ei olisi enää käyttöoikeutta niihin
- Lisenssien alkuperäisen ostajakoulun käyttöoikeutta ei voi poistaa.
Jakamisen peruuttaminen – tee näin
1)–5) Mene lisenssien erittelynäkymään kuten lisenssejä jakaessa (ks. ohje)
6) Klikkaa ”Poista” sen koulun kohdalla, jonka kanssa et halua enää jakaa lisenssejä
7) Klikkaa ”Poista käyttöoikeus”
Jos koulu ei ole ehtinyt antaa yhtään lisenssiä opiskelijoilleen, se katoaa kokonaan erittelynäkymästä:
Jos koulu on antanut lisenssejä opiskelijoille, se jää näkyviin, jotta näkisit paremmin minne ostetut lisenssit ovat menneet:
Hyvä tietää lisenssien jakamisesta useamman koulun kesken
Kaikkia oppilaskohtaisia lisenssejä voidaan jakaa koulujen kesken
- Näitä lisenssejä käytetään tyypillisesti toisen asteen opinnoissa ( = lisenssit, jotka täytyy antaa jokaiselle opiskelijalle erikseen)
- Peruskoulussa yleisemmin käytössä olevia koulukohtaisia lisenssejä ei voi jakaa useamman koulun kesken ( = lisenssit, joita ei tarvitse erikseen antaa oppilaille).
Kaikilla kouluilla, joiden kanssa lisenssit on jaettu, on yhtäläinen käyttöoikeus lisensseihin
- Kaikkien koulujen opettajat voivat antaa lisenssejä opiskelijoilleen
- Kaikkien koulujen ylläpitäjät voivat jakaa lisenssejä edelleen muiden koulujen kanssa (kunhan heillä on ylläpitäjän käyttöoikeus myös näihin muihin kouluihin)
- Kaikkien koulujen ylläpitäjät voivat perua lisenssien jakamisen jonkin koulun kanssa (kunhan heillä on ylläpitäjän käyttöoikeus myös siihen kouluun, jonka osalta jako perutaan)
- Ainoa ero lisenssien alkuperäisen omistajan ja myöhemmin lisenssejä jakamaan tulleiden koulujen välillä on se, että alkuperäiseltä ostajakoululta ei voi poistaa käyttöoikeutta lisensseihin.
Lisenssisaldo on kaikkien jakavien koulujen yhteinen
- Jos koulu A on ostanut 10 lisenssiä ja jakanut ne koulun B kanssa, molemmilla kouluilla on käytettävissä yhteensä 10 lisenssiä
- Jos koulun B opettaja sitten antaa opiskelijoilleen 7 lisenssiä, molemmilla kouluilla on yhteensä jäljellä 3 lisenssiä.
Lisenssierät käytetään hankintajärjestyksessä, vanhin ensin
- Toimipiste A on kesäkuussa tilannut 100 kpl Kasvun ja osallisuuden edistäminen -lisenssiä, ja sitten lokakuussa 50 kpl lisää
- Toimipiste A jakaa lokakuussa tilatut lisenssit toimipisteen B kanssa. Toimipisteellä A on nyt käyttöoikeus sekä kesäkuussa että lokakuussa tilattuihin lisensseihin, toimipiste B:llä vain lokakuussa tilattuihin lisensseihin
- Kun toimipisteen A opettajat antavat lisenssejä opiskelijoille, lisenssit otetaan kesäkuussa tilatusta lisenssierästä, koska se on vanhempi, eli hankittu aiemmin. Näin jatketaan, kunnes kesäkuussa tilatussa erässä ei ole enää lisenssejä jäljellä. Vasta sitten siirrytään käyttämään lokakuussa tilattuja lisenssejä.
- Kun toimipisteen B opettajat antavat lisenssejä opiskelijoille, ne otetaan heti lokakuussa hankitusta erästä, koska se on ainoa erä, joka toimipisteellä B on käytettävissään.
Opiskelija saa pitää hänelle annetun lisenssin, vaikka sen antaneella koululla ei olisi enää käyttöoikeutta kyseiseen lisenssierään
- Koulu A on ostanut 10 lisenssiä ja jakanut ne koulun B kanssa, ja koulu B antaa lisenssin opiskelijalle Oona
- Koulu A peruuttaa lisenssien jakamisen koulun B kanssa. Oona saa silti pitää hänelle jo annetun lisenssin.
Opiskelijalle annettu lisenssi ei ole sidottu mihinkään yksittäiseen kouluun
- Toimipiste A on tilannut lisenssejä myös toimipisteelle B
- Opiskelija Olli opiskelee toimipisteessä B, ja on liittänyt Sanoma Pro -tilinsä siihen
- Opettaja Onervan pyynnöstä Olli liittää tilinsä myös toimipisteeseen A. Nyt Onerva pystyy antamaan Ollille lisenssin toimipisteen A lisenssisaldosta
- Olli irrottaa Sanoma Pro -tilinsä toimipisteestä A. Tämä ei vaikuta jo annettuun lisenssiin, vaan Olli pystyy edelleen käyttämään lisenssin kattamia oppimateriaaleja myös toimipisteessä B, tai missä tahansa muussa koulussa.