Koulusihteeri huolehtii siitä, että koulun arki rullaa sujuvasti. Lue Satu Granlundin vinkit siihen, miten koulusihteeri valmistautuu uuteen lukuvuoteen.
Rastaalan koulun koulusihteeri Satu Granlund on työskennellyt tehtävässään 15 vuotta. Rastaalan koulu on yksi Espoon suurimmista alakouluista, jossa on noin 700 oppilasta ja 80 henkilökuntaan kuuluvaa. Opetusta järjestetään luokille 1–6, esikoululle ja erityisopetuksen luokille 1–6.
Koulusihteeri on koulun sielu
Granlundin mielestä parasta koulusihteerin työssä on monipuolisuus ja vaihtelevuus.
– Tämä työ on tosi vauhdikasta, ja jokainen päivä on täysin erilainen. Aamulla ei tiedä, mitä päivä tuo tullessaan. Meillä on iso koulu, joten tekemistä riittää ja työpäivät menevät tosi nopeasti. Minusta tällainen iso, turvallinen ja hyvä työyhteisö on valtava rikkaus – olemme yhtä suurta perhettä. Täällä jaetaan elämän ilot ja surut, ja koululle tullaan vierailemaan vauvojen, lastenlasten ja uusien koiranpentujen kanssa, Granlund kertoo.
Granlund pitää tärkeänä sitä, että yhteistyö rehtorin ja virka-apulaisrehtorin kanssa toimii. Täytyy uskaltaa puhua avoimesti, ja myös lämminhenkisyyttä tarvitaan. Työssään Granlund arvostaa liukuvaa työaikaa ja hyviä lomia. Hän toivoisi lisää arvostusta koulusihteereille sekä ymmärrystä siitä, mitä kaikkea koulusihteerit tekevät. Granlund naurahtaakin, että koulusihteeri toimii samaan aikaan palkanlaskijana, kirjanpitäjänä, kuuntelijana ja johdon assistenttina.
– Koulusihteeri on todella tärkeä henkilö koulussa – meillä on iso rooli sujuvassa kouluarjessa. Koulusihteeri vastaa esimerkiksi oppikirja- ja tavaratilauksista, stipendeistä, hymypalkinnoista ja todistuksista. Meidän kauttamme kulkevat Wilma-tunnukset, taksikuljetukset ja sijaiset. Yksi hakee minulta bussikorttia ja toinen huikkaa ovelta, että tarvitsee grillihiiliä luokkaretkelle. Siinä sivussa ohjeistan remonttimiehet ja annan heille avaimia, Granlund kuvaa työpäiväänsä.
Uusien opettajien tuki ja turva
Koulusihteeri on henkilö, joka hoitaa paljon uusien opettajien ja sijaisten asioita. Hän on tärkeässä roolissa siinä, miten sujuvasti opetuksen aloittaminen sujuu.
– Meidän koulussamme uudet opettajat kutsutaan mahdollisuuksien mukaan jo keväällä yhteisiin tilaisuuksiin, jotta he pääsevät tutustumaan kouluun ja henkilökuntaan. Huolehdin myös, että heillä on lukujärjestykset, ja luon uudet arviointikirjat seuraavalle vuodelle. Näin pohjatyö on heille valmiina jo elokuussa, Granlund sanoo.
Koulusihteeri myös usein opastaa uusille opettajille ja sijaisille järjestelmien käyttöä. Granlund kokee haastavaksi sen, ettei itse käytä esimerkiksi oppimateriaalikustantajien alustoja, vaikka joutuu välillä neuvomaan sijaisia niiden käytössä. Silloin hän kysyy vinkkejä muilta opettajilta.
Ennakointi sujuvoittaa lukuvuoden alkua
Granlund kertoo aloittavansa seuraavan lukukauden valmistelut jo hyvissä ajoin edellisen kevään lopulla. Koulusihteerin työssä erilaiset ohjelmat ja salasanojen pyöritys on tuttua.
– Katson, että kaikki materiaalit ovat valmiina elokuuksi, ja että esimerkiksi päiväkirjat ja luokkakartat ovat opettajien saatavilla. Lisäksi varmistan, että opettajien työkoneet on laitettu valmiiksi ja katson, mitä tunnuksia he tarvitsevat. Tarkistan myös esimerkiksi kaikki oppimateriaalikustantajien, kuten Sanoma Pron, tunnukset kuntoon, jotta opettajat pääsevät sujuvasti käsiksi digiopetusmateriaaleihin heti koulun alettua, Granlund kertoo.
Vaikka työtä on paljon, Granlund kehottaa nauttimaan vapaa-ajasta.
– Kaikista tärkeintä uuteen lukukauteen valmistautumisessa on se, että muistaa nukkua, levätä ja ulkoilla, jotta jaksaa hektistä arkea, Granlund muistuttaa.
Granlundin vinkit koulusihteerin arkeen
1. Valmistaudu hyvissä ajoin
Kannattaa jo kevään ja kesän aikana tehdä kaikki valmistelut niin pitkälle kuin suinkin pystyy. Syksyn aloitus on yleensä aikamoinen rumba, joten on hyvä tarkistaa jo kesällä, että oppilas- ja opettajatiedot ovat oikein, tunnukset toimivat ja kaikki oppikirjat ovat tulleet.
2. Keskity yhteen asiaan kerrallaan
Tämä on jotain, mitä pitäisi itsekin opetella vielä paremmin. Me koulusihteerit olemme yleensä jokapaikanhöyliä. Olen itsekin vähän sen tyyppinen ihminen, että tartun mihin tahansa ja teen montaa asiaa yhtä aikaa. Koulusihteerinä olen kuin orkesterinjohtaja, joka ottaa hoitaakseen yhden lomakkeen täältä ja bussilippupyynnön tuolta. Pyri siis hoitamaan yksi asia kerrallaan, älä sataa.
3. Hyödynnä vertaistuki ja kysy asioista
Meillä on lähialueen kolmen koulusihteerin kanssa vertaisryhmä, jonka kanssa pidämme kerran viikossa Teams-palaverin, jossa käydään läpi ajankohtaisia asioita. Vertaisryhmässä voimme jakaa asioita ja tukea toisiamme. Kaupungilta tulee paljon ohjeita ja ohjeistuksia, jotka jokainen saattaa tulkita vähän omalla tavallaan. Tässä porukassa voimme käydä niitä läpi ja tarkistaa, että ymmärsiväthän kaikki ne samalla tavalla. Mikäli oman kaupungin ohjeet ovat epäselviä, kannattaa niistä myös antaa palautetta eteenpäin. Selkeä ja yhtenäinen ohjeistus helpottaa kaikkien työtä.
Erityisesti uusien koulusihteerien kannattaa verkostoitua ja kysyä neuvoja, koska kukaan ei voi tietää kaikkea. Kun itse aloitin 15 vuotta sitten, oli toinen koulusihteeri aluksi mukana antamassa vierihoitoa. Hän näytti ja kertoi, mitä kaikkea pitää tehdä.
Koulusihteerin tietopaketti
Kokosimme Koulusihteerin tietopakettiin tärkeitä ohjeita ja linkkejä. Kannattaa tallentaa kirjanmerkkeihin talteen!
Infotilaisuudet perusopetuksen ja lukion koulusihteereille
Järjestimme keväällä 2024 perusopetuksen ja lukion koulusihteereille omat infotilaisuudet sujuvaan koulunaloitukseen ja muihin ajankohtaisiin asioihin liittyen.
